A importância da rotina de trabalho

É grande o número de pessoas e profissionais que afirmam que o dia deveria ter mais horas disponíveis para ser possível concluir tudo o que é necessário. O que se percebe, porém, é uma grande falta e dificuldade de organização. De fato, em muitas situações ficamos sobrecarregados de atividades, sendo preciso uma dedicação maior para colocar tudo em ordem. Porém, a origem dessa sobrecarga não seria justamente a falta de organização?

A rotina de trabalho visa justamente ajudar nessa organização e controle, e não em criar um esquema rígido que deve ser seguido em todas as situações.

Isso é válido tanto do ponto de vista profissional como empresarial: definir a rotina visa a organização e a boa fluidez das atividades, e com isso ajudar no controle e na medição do desempenho, e não uma forma rígida que impede a liberdade e a criatividade.

Rotina X Flexibilidade

Compreendendo assim que a definição da rotina está relacionada à organização e controle e não a algo rígido e limitado, fica mais fácil compreender o quanto essa deve ser flexível.

A rotina de trabalho deve ter sempre um objetivo a ser atingido. E o objetivo é mais importante do que a rotina, sem que uma coisa elimine a outra.

Ao definir uma rotina para pagar uma conta no banco, por exemplo, o objetivo é que a conta seja paga da melhor forma e no menor tempo possível; se uma rotina foi definida para realizar uma venda, o objetivo é que a venda seja realizada com sucesso; e assim sucessivamente. A flexibilidade surge justamente quando há a necessidade de algum ajuste que, sem perder o alcance do objetivo da rotina, permita atender melhor à situação presente.

Por isso, por um lado, definir uma rotina é fundamental, mas é preciso tolerância e visão de resultados para não se perder da finalidade priorizando os meios utilizados.

Diante disso, vejamos algumas dicas para gerar mais resultados com a rotina de trabalho.

Dica 1 – Planejamento é a palavra-chave

Organização, visão do todo e do futuro, priorização, boa utilização dos recursos disponíveis. Tudo isso é levado em consideração quando se realiza um bom planejamento, e por isso ele é tão importante na definição de rotinas.

Um ritmo de trabalho não deve ser definido apenas olhando para a atividade a ser realizada, mas deve considerar tudo o que está interligado.

É importante dedicar um tempo para estudar o objetivo que uma atividade deve alcançar e quais as melhores alternativas para a sua execução. Antes de agir é preciso planejar.

Dica 2 – Controle o que deve ser realizado e o que já foi realizado

Não basta definir apenas o que e como uma atividade deve ser executada, é preciso certificar-se de que o objetivo foi atingido e se tudo o que era planejado foi de fato concluído.

Na prática, isso significa que não basta ter uma rotina, é fundamental controlar a sua execução.

Uma forma de fazer isso é periodicamente (pode ser diária, semanal ou mensalmente, conforme a característica de cada atividade) analisar tudo o que foi realizado e se a forma como está sendo conduzido está atendendo às expectativas.

Dica 3 – Defina e respeite os momentos de pausa

Também são fundamentais as paradas. Isso mesmo: dentro da rotina é necessário considerar as pausas. Os momentos de pausa não devem ser uma fuga da rotina, mas parte dela, visando a sua boa execução.

A duração e a frequência dessas pausas dependem do tipo de atividade que está sendo desempenhada. Além disso, é importante nesses momentos movimentar o corpo, cuidar da alimentação e se relacionar com outras pessoas.

Tudo isso tende a ajudar no desempenho e na qualidade de vida no trabalho, e não atrapalhar.

Dica 4 – Foco

Fazer muitas atividades simultaneamente, ainda que isso seja possível, gera uma queda no desempenho e na produtividade. Por isso, mantenha o foco: para ter uma boa rotina de trabalho é preciso focar naquilo que deve ser feito.

Uma boa dica é formar um ambiente de trabalho de ajude a manter foco. Também é bastante desconectar de tudo aquilo que possa distrair: redes sociais, aplicativos no celular, e-mail, telefone.

Sabemos que o mundo de hoje é hiperconectado, mas não há mal algum em se desconectar por algum tempo. Isso ajudará a gerar melhores resultados no trabalho.

Empresa organizada é mais competitiva

Ter boas rotinas de trabalho deve ser, portanto, uma preocupação de toda empresa. Toda empresa que possui os processos de trabalho bem definidos e os utilizam da melhor forma tendem a ter um resultado melhor. Além disso, uma empresa organizada é uma empresa com um maior índica de competitividade.

Fonte: intelliplan