Se você acha que planejar sua ações, organizar sua equipe e manter as tarefas em dia é complicado, imagine fazer isso com 65% do time trabalhando remoto, à distância, alocado em outros escritórios ou mesmo cidades.

No Trello esta é uma realidade que vivemos diariamente e, por isso, desenvolvemos uma série de aprendizados e metodologias que gostaríamos de compartilhar com o mais de 25 milhões de usuários atualmente cadastrados em nosso ferramenta, e com quem mais precisar delas, é claro!

Seja para planejar a festinha de 1 ano de seu filho, organizar as férias da família em outro continente criando um roteiro de viagem, ou gerenciar uma empresa, um quadro do Trello mais alguns bons conselhos de quem acumulou experiência trabalhando diariamente com isso podem ser de grande ajuda.

Confira nossas dicas de trabalho em equipe e veja como algumas atitudes simples (como avisar que está atravessando a rua enquanto fala no celular e não pode responder direito) podem trazer muito mais produtividade e colaboração para o seu time.

Dicas para trabalho em equipe: você sabe com quem está falando?

É claro que a frase acima, fora de um contexto maior, pode parecer até um insulto.

Mas essa é exatamente uma de nossas dicas: dar contexto à pessoas com quem você está falando. Porque mesmo quando você sabe “com quem está falando”, pode ser que não saiba o que ela está fazendo naquela hora ou mesmo de onde ela está falando.

Separamos uma boa quantidade de dicas para trabalho em equipe e as separamos em 4 níveis, do mais estratégico até o mais operacional.

Os 4 níveis de interação do trabalho em equipe

Planejamento, Organização, Colaboração e Comunicação pessoal, veja dicas para trabalho em equipe em todas esses níveis.

1. Planejamento

Desde o início do Trello, a ferramenta foi idealizada para ajudar as pessoas a terem uma visão ampla, panorâmica, para saber mais sobre a empresa e ter uma perspectiva ampliada  sobre os projetos em andamento e como as pessoas estão se saindo.

Por isso, o gestores do Trello criaram a regra dos 5, para evitar que quando perguntassem a alguém o que ele ou sua equipe estavam fazendo, eles repondessem com milhões de informações.

A regra é a seguinte: só compartilhe 5 coisas nas quais está trabalhando.

• 2 coisas que está fazendo agora
• 2 coisas que pretende fazer em seguida
• 1 coisa que não está fazendo

A intenção de incluir algo que não está fazendo é para saber se isso precisa ser resolvido por mais alguém, se alguma providência fora do alcance da pessoa precisa ser tomada ou se simplesmente deixou de ser prioridade.

Essa regra já ajuda bastante as pessoas a terem foco, mas existe outro segredo da ferramenta Trello que faz com que as pessoas não se compliquem na hora de planejar: o Trello é horizontal!

E isso é proposital, para evitar que as pessoas criem quadros com listas e mais listas intermináveis, o que só torna mais difícil ter uma visão geral da empresa em um quadro.

Aliás, para isso, nós usamos um quadro chamado Visão Geral da Empresa, com as seguintes listas:

• A primeira lista tem cartões com todas as atividades planejadas para o período, divididas por equipe.
• A segunda listas contém as prioridades, aqueles projetos que efetivamente estão sendo postos em prática.
• A terceira lista tarta dos projetos atuais, as atividade que estão acontecendo neste momento exato.
• A quarta lista mostra todos os projetos que foram concluídos.
• E a quinta é reservada para agradecimentos especiais a atuação fora do comum de alguns dos membros da equipe.

Existem outros quadro semelhantes, como o de planejamento trimestral, onde, além dessas, incluímos uma lista de revisão.

Cartões na lista de revisão passam a ser de responsabilidade de outra pessoa, como um chefe ou supervisor, por exemplo, que é notificado toda vez que algum trabalho finalizado precisa de sua apreciação.

Usar corretamente as notificações, aliás, é uma forma de só enviar as informações para quem está realmente envolvido com aquela tarefa, evitando importunar os outros integrantes do quadro quando isso não é necessário.

O importante é entender que por mais que você se esforce, nunca haverá um quadro Trello perfeito. Para cada empresa e grupo de pessoas, existe uma forma ideal e diferente de organizar o trabalho. Use os quadros Trello como modelos e adapte a sua realidade.

DICA: Colocar a lista concluído com a primeira de todas gera um efeito psicológico positivo, fazendo as pessoas notarem o quanto já conseguiram realizar.

2. Organização

Para se manter organizado é preciso que as pessoas saibam exatamente o que tem que fazer e quando. O ideal é que a forma de se organizar seja sempre decidida em conjunto com sua equipe, para que todas estejam a par de cada detalhe.

Um exemplo de como nos organizamos no Trello é usando o Quadro de Integração e Novos Recrutas, sempre que um novo colaborador é contratado. É uma espécie de modelo de manual de integração de novos funcionários.

Esse quadro é copiado e adaptado para cada novo colaborador e deixa claro para todos os envolvidos nesse processo qual é o objetivo: integrar o novato em uma semana!

O quadro conta com as seguintes listas:

• Antes do primeiro dia: tudo que cada departamento tem que fazer antes do colaborador chegar, como a documentação que o RH precisa providenciar ou o computador que o pessoal de TI deve entregar.
• Primeiro dia: as tarefas que o recruta deve realizar para iniciar-se na empresa.
• Concluído: conforme ele for realizando as tarefas, as transfere para essa lista.
• Informações: onde fica a máquina de café? Que horas fecha o estacionamento? E outras informações desse tipo.
• Cultura da empresa: aqui o colaborador fica por dentro dos valores e do jeito de trabalhar no Trello.
• Quem é quem: uma lista em que cada quadro tem a foto e uma breve descrição de quem são e o que fazem os funcionários do Trello.

Este é apenas um exemplo de quadro para organizar sua equipe. Quadros do Trello também são excelentes para promover a colaboração, como você vai ver a seguir.

Duas dicas rápidas:

• Aperte “Q” quanto estiver em um quadro do Trello e você só verá os cartões atribuídos a você.
• Na primeira lista de cada quadro do Trello sempre inclua um cartão que explica como usar esse quadro, assim novos colaboradores podem aprender mais rápido.

3. Colaboração

Colaboração significa fazer as pessoas se organizarem juntas. Existem dois tipos de colaboração: dentro de um equipe ou entre equipes. Vamos começar com a primeira.

Colaboração dentro da equipe

Esta é umas das dicas para trabalho em equipe mais importantes: cada um gosta de trabalhar de um jeito. Mas isso não tem que ser motivo para ter conflitos no trabalho em equipe, basta que as pessoas alinhem suas expectativas e preferências.

Uma maneira fácil de resolver isso é disponibilizar para o time informações como estas:

• Dias e horários: pode ser que a pessoa reserve um dia da semana para visitas de campo, ou que em determinada data fará uma viagem e só retornará em 3 dias, ou ainda há uma pessoa que só começa a trabalhar às 10h00 em 2 dias por semana porque está fazendo uma fisioterpia. Se todos souberem de detalhes como estes, todos evitariam perder tempo tentando acionar essas pessoa nesses horários.
• Canais de comunicação: algumas pessoas odeiam chats (vendedores costumam conversar com clientes o tempo todo e um chat pode atrapalhar), outras nunca respondem e-mails (essa é uma característica de desenvolvedores, por exemplo, que costumam preferir chat ou Trello).
• Agenda trancada: um membro da equipe precisa entregar um projeto e quer se concentrar nele. Pode ser interessante avisar a todos para só o contactarem em caso de extrema necessidade.

Outro ponto importante é se reunir a cada 3 ou 6 meses para repensar o fluxo de trabalho em conjunto com a equipe e aprimorar seu quadro Trello periodicamente. Algo que está funcionando muito bem sempre pode ser melhorado em função de novas tecnologias, mudanças no mercado ou na equipe.

Um exemplo de quadro que funciona muito bem aqui no Trello é o nosso Calendário Editorial que, com certeza, não nasceu desse jeito: está sempre evoluindo.

Veja algumas dicas de Powers-ups que você pode acrescentar a seus quadros do Trello:

• Power-Up do Google Drive: você anexa arquivos e pastas ao Google Drive direto dos cartões do Trello e vice-versa. Assim, algumas pessoas de fora do quadro podem anexar arquivos nele sem que tenham acesso a ele.
• Power-up do Calendário: basta adicionar datas de entrega aos cartões e ao acionar a visualização em formato de calendário você saberá para quando estão agendadas sua tarefas e pode arrastá-las para outras datas, se achar melhor.

Colaboração com outras equipes

Um ótimo exemplo de quadro do Trello que promove a colaboração com outras equipes é o que integra vendas e jurídico na gestão de contratos. Com ele, todas as informações estão guardadas em um só lugar, divididas por clientes, evitando que se fique a procura de documentos e arquivos por todo lado.

4. Comunicação entre as pessoas

Mais uma vez o contexto vai fazer toda diferença para que a comunicação interpessoal seja otimizada.

Uma boa dica para trabalho em equipe é sincronizar o calendário do Google com o Trello e compartilhá-lo com seus colegas para que saibam se o outro colaborador está viajando ou em uma reunião e, por isso, não responde às suas chamadas e tentativas de contato.

Outra dica simples é sempre avisar as outras pessoas que se comunica com você por chat ou chamada qual o contexto em que se encontra.

Assim, se você simplesmente disser que não pode falar com ela, a pessoa pode estranhar essa atitude (principalmente se for seu chefe), mas se você avisar que está no celular e vai entrar em uma reunião, tudo ficará mais claro.

Por fim, é muito importante que quando uma pessoa se comunica por videoconferência com outras, todos estejam na mesma situação, isto é: um grupo reunido em uma sala falando com uma pessoa através de uma tela vai fazer com que essa pessoa não consiga se comunicar direito, nem participe ativamente da reunião.

Aqui no Trello temos esta regra: se uma pessoa vai participar por videoconferência, todos devem ligar seus laptops ou desktops e participam da reunião através deles, mesmo que estejam lado a lado, proporcionando uma comunicação em pé de igualdade para todos.

Bem, para resumir, aqui vai um checklist das principais dicas para trabalho em equipe:

• Simplifique e planeje: use a regra dos 5!
• Pense em seus processos junto com seu time: questione sempre se podem melhorar os processos.
• Dê contexto: sem uma visão ampla da situação a comunicação pessoal e em equipe será muito prejudicada.
• Guarde as informações em um só lugar: na ausência ou saída de um colaborador da empresa, tudo estará devidamente arquivado.

Fonte: Blog Trello