1. Comece analisando os registros da gestão anterior

O primeiro passo é analisar os registros da gestão anterior. É preciso ter em mãos todas as informações referentes aos pagamentos, valores e balancetes.

Confira:

• se o valor depositado corresponde ao Balancete apresentado;
• se o pagamento e os valores das contas estão corretos;
• se existem contas que ainda estão em aberto, atrasadas ou não;
• se há algum valor que ainda precisa ser registrado.

É necessário verificar com o máximo de atenção os registros e atividades anteriores para garantir que elas não atrapalhem a sua gestão. Certifique-se de que tudo está resolvido e de que não existem pendências. Dessa forma, você evita surpresas desagradáveis referentes às gestões passadas.

2. Tenha seu próprio controle financeiro

O grande segredo de um controle financeiro bem feito é a transparência. Para isso, é fundamental que todos os processos de compra, pagamento e recebimento sejam devidamente registrados.

Mantenha um registro completo de tudo o que entrou e saiu mensalmente do caixa do condomínio, além de ter uma lista atualizada dos condôminos inadimplentes.

Isso ajudará não só a ter uma visão completa da atual situação do condomínio, como também a apresentar relatórios mais claros para os moradores.

3. Faça um bom planejamento financeiro

Ter um bom planejamento financeiro é um dos passos mais interessantes para garantir a gestão das finanças do condomínio.

Existem, naturalmente, algumas despesas fixas, que são recorrentes e ocorrem todos os meses. Existem também despesas que são variáveis, como tarifas públicas.

Um outro ponto que precisa ser considerado é estar preparado financeiramente para alguns imprevistos, como manutenção de sistema de segurança, manutenção de elevadores, limpeza de reservatórios, recarga de extintores, compra de materiais de limpeza e muito mais.

Tudo isso precisa estar previsto no planejamento para que não existam surpresas financeiras que prejudiquem o caixa do condomínio.

4. Tenha uma poupança ou fundo de reserva para o condomínio

Além das previsões, conforme dito no planejamento financeiro, também é interessante ter um fundo de reserva para o condomínio, estando preparado para despesas que surgem de forma inesperada.

Assim como na vida pessoal é indicada a poupança de uma parte do salário para emergências, no mundo da gestão de finanças do condomínio a lógica também se aplica.

É interessante ter um valor mensal determinado para ser reservado para demandas emergenciais, evitando assim taxas extras.

É comum que manutenções onerosas, como a pintura ou reforma da fachada, sejam distribuídas em taxas mensais entre os moradores do condomínio, mas pequenos imprevistos podem (e devem) ser resolvidos com um fundo de reserva.

5. Não se esqueça dos condôminos inadimplentes

É muito comum ter condôminos inadimplentes. O ideal, claro, é que esse número seja cada vez menor. Mas, infelizmente, ele é real e precisa ser considerado no planejamento financeiro do condomínio.

Não é possível ter uma noção certa de quantos condôminos vão atrasar o pagamento, mas se você mantiver um bom histórico de pagamentos e devedores, saberá quem são os inadimplentes crônicos e poderá considerar o valor referente à eles em seu controle das finanças.

Quando ocorrer dos inadimplentes acertarem as pendências, esse dinheiro que veio inesperadamente pode ser encaminhado para o fundo de reserva citado anteriormente, garantindo que o condomínio sempre tenha uma reserva para imprevistos.

No caso de condôminos que estão com muitas pendências e ainda sem previsão de resolvê-las, o ideal é tentar negociar ao invés de entrar com uma cobrança judicial, que tende a ser mais lenta. Se não houver sucesso na negociação, então é hora de resolver da forma prevista.

6. Realize reuniões sempre que necessário

Ter uma rotina de reuniões para fazer a prestação de contas é fundamental. Esses encontros também podem ser aproveitados para tomar decisões que precisam do envolvimento e decisão de todos os condôminos.

Mesmo que você seja administrador, é preciso que as decisões sejam tomadas em conjunto, buscando encontrar o meio termo que será benéfico para todos os moradores.

Junto a isso, a necessidade e a prática da transparência, seja na apresentação dos relatórios financeiros, seja na tomada de decisão de questões referentes ao condomínio.

Para finalizar de forma legal, é fundamental que seja feita a ATA, documento onde deverão estar registradas todas as decisões e discussões realizadas naquele dia.

7. Faça uma boa gestão de gastos – e reavalie-os!

Além de organizar as finanças do condomínio, um outro passo muito importante é fazer uma gestão de gastos e reavaliá-los. Será que os gastos atuais do condomínio realmente valem a pena?

Será que é mais interessante reavaliar alguns investimentos para descobrir se eles fazem sentido e/ou se é possível encontrar uma opção financeiramente mais em conta?

8. Use a tecnologia a seu favor

Um outro ponto fundamental da gestão de finanças do condomínio é aproveitar a tecnologia a seu favor.

Hoje existem várias alternativas de aplicativos que ajudam a organizar reuniões, reservas, rotinas internas do condomínio e até a parte financeira, onde são mensurados os valores recebidos, previstos, pendências e gastos mês a mês.